De la reunión al documento y al seguimiento
Equipos comerciales B2B: lo hablado en la reunión tarda demasiado en convertirse en un documento que se pueda enviar.
- De la reunión al borrador
- Mismo día
- Herramientas que hay que dejar
- 0
- Lo abierto, sin reconstruirlo
- A la vista
Perfil
- Perfil
- Comercial B2B. Muchas reuniones, documentos que salen de cada una, seguimiento que no cabe en una sola cabeza.
- Equipo y herramientas
- Quien vende, quien entrega y quien mira los números. El día a día está en el correo, el calendario y el ERP.
- Correo, calendario, videoconferencia, carpeta de documentos y ERP.
El reto
Colgar era fácil. Lo difícil empezaba después.
La reunión termina y lo hablado se queda en notas, en un chat o en la cabeza de quien estuvo. El documento comercial se monta desde cero, aunque la empresa ya tenga plantilla. El seguimiento vive entre el ERP, el correo y lo que alguien recuerde preguntar. Tres sitios. Ningún circuito.
Auditoría
Dónde se iba el tiempo
En este tipo de operación el problema no es vender. Es todo lo que pasa al colgar: pasar lo hablado a un documento, cuadrar datos que ya están en otro sistema y no dejar morir el seguimiento.
- Lo de la reunión no entra en ninguna ficha de forma sistemática
- Cada documento se arma a mano, aunque la plantilla ya exista
- Nadie ve el mismo listado de lo que está abierto
- El seguimiento depende de que alguien se acuerde
- Cuando dirección pide la foto comercial, hay que reconstruirla
Arquitectura
Encima de lo que ya usan
El correo, el calendario y el ERP se quedan. El sistema trabaja encima: prepara el documento y el seguimiento. Quien vende revisa y confirma lo que sale.
El documento
Borrador sobre la plantilla de la empresa, a partir de lo capturado en la reunión. Condiciones y envío, solo con confirmación de quien corresponde.
Lo abierto y el seguimiento
Una vista de lo que está en curso. Lo que hay que retomar no depende de la memoria de nadie. Nada irreversible sale solo.
Implementación
Por capas
Primero
El día a día
Correo, ficheros y calendario. Nada se envía sin que alguien lo confirme.
Después
Los documentos
Borrador sobre la plantilla de la empresa, a partir de la reunión.
Al cerrar
El seguimiento
Lo abierto a la vista. Lo que hay que retomar, sin perseguirlo a mano.
Resultados
En operación
Mismo día
De la reunión al borrador
0
Herramientas que hay que dejar
A la vista
Lo abierto, sin reconstruirlo
Revisado
Nada se envía sin confirmación
Menos montaje
Las horas vuelven a la conversación
Las mismas
Herramientas de siempre
ROI
Dónde está el retorno
No hay un software que se deja de pagar. Hay horas que dejan de irse en montar documentos y en perseguir lo que ya se habló.
| Qué se mueve | Dónde se nota | Cómo se mira |
|---|---|---|
| Montar el documento | Horas que vuelven | Redacción y maquetación que ya no se hacen desde cero |
| Salir de la reunión con algo enviable | De días a horas | Cuánto tardaba en salir un documento que se pudiera mandar |
| El seguimiento | Deja de ser una tarea | Cuadrar y recordar, medido contra un mes normal |
| En conjunto | Tiempo recuperado | Lo que deja de hacerse a mano |
